رفتار در ملاقات های اداری

رفتار در ملاقات

هنگامی که محل کار خود را برای دیدن سایر همکاران در دیگر شرکتها ترک می کنید، بازتاب رفتار شما نه تنها به خودتان، بلکه به افرادی که ملاقات می کنید هم برمی گردد. طرز رفتار با مهمانان و ملاقات کنند گان در محل کار، موضوع کتابهای بسیاری در باب آداب معاشرت اجتماعی است. در ادامه ی این فصل نشان خواهیم داد چطور نقش خود را هم به عنوان میزبان و هم مهمان بازی کنید.

دیدار در محل کار دیگران

ملاقات با شخص دیگری در محل کارش معمولا کار پیچیده ای نیست و قوانین و قواعد آن نسبتا ساده است. ولی قصه هایی که دربارهی رفتار خشن و زمخت افراد در دیدار از سایر همکارانشان در محل کار نقل کرده اند، ما را بر آن داشت تا نکات زیر را یادآوری کنیم

وقت ملاقات بگیرید:

اگر به هر دلیلی از قبل وقت ملاقات نگرفته اید، به محض اینکه دیدید همکار تان برای دیدن شما وقت ندارد، آرام و بی سروصدا و با گشاده رویی محل را ترک کنید

قبل از ترک محل کار خود، مقصد را روی نقشه بیابید و مسیرها را شناسایی کنید بهتر است از کسی که نشانی را خوب بلد است و هر روز آن مسیر را طی می کند سؤال کنید. او همچنین می تواند به شما بگوید کجا پارک کنید، از کدام ورودی داخل شوید و غیره

غذا یا نوشیدنی به همراه نبرید، مگر اینکه از شما خواسته باشند که برای جلسه خوراک تهیه کنید: هیچ کس دوست ندارد به هنگام ملاقات شما را در حال خوردن یا آشامیدن ببیند.

در محل کار مودب باشید:

اگر در آنجا میز پذیرش یا میز اطلاعات وجود دارد، نام خود، نام ملاقات شونده و مدت زمان ملاقات تان را درج کنید. اگر در آن لحظه، منشی مشغول مکالمه ی تلفنی است، ساکت باشید و صبر کنید تا نوبت تان برسد. به وسایل طرف مقابل در اتاق کارش بی اجازه دست نزنید. حتی اگر وسایلش مثل اسباب بازی، عجیب و بامزه باشد.

پذیرایی از ملاقات کنند گان در محل کار خود تکراری است، اما آن قانون طلایی قدیمی دربارهی پذیرایی از مهمانان – احترام به دیگران – در محل کارتان را به خاطر بسپارید چه می گوید؟ اگر نمی دانید یا مطمئن نیستید چه باید بکنید، نکات زیر را به خاطر بسپارید

مسیرهای مشخص و سرراست را به مهمانان خود توصیه کنید: طوری نشانی ندهید که مهمانان تان گم شوند و با خلق شان تنگ شود. اگر در آدرس دادن مهارت ندارید، از کس دیگری کمک بخواهید یا از اینترنت کمک بگیرید

وقت شناس باشید:

لابی شرکت شما آنقدرها هم که فکر می کنید، جالب نیست و وقت ملاقات کنند گان شما به اندازهی وقت شما ارزش دارد.

همواره هنگام ورود مهمانان از جا برخیزید، با آنها سلام و احوالپرسی کنید و دست بدهید. جای راحتی برای نشستن به مهمانان تان تعارف کنید. اگر لازم است روی میز مقابل شان باید جایی برای یادداشت کردن باشد، به ویژه اگر روی میز کار شما «کوهی از پرونده باشد. اتاق کنفرانس همیشه به اتاق کار ارجحیت دارد، به شرطی که در دسترس و قابل استفاده باشد. چند چوب رختی برای آویزان کردن لباس مهمانان دم دست داشته باشید.

به مهمانان تان نوشیدنی هایی مثل آب خنک، قهوه یا هر نوشیدنی دم دست دیگری تعارف کنید. از پیش زمان پایان ملاقات را مشخص کنید: «من ساعت ۳ جلسه ی دیگری دارم ، ولی می دانم در این نیم ساعتی که فرصت داریم می توانیم به خوبی به کارها برسیم

با رها کردن مهمانان هنگام خداحافظی سبب گیج شدن آنها در پیدا کردن مسیر خروج می شوید، به ویژه اگر مسیر پیچ در پیچ است. پس مهمانان را بدرقه کنید.

به همکاران خود آموزش دهید تا ارتباط چشمی خود را با ملاقات کنند گان قطع نکنند، حتی اگر در آن لحظه مجبورند با کس دیگری تلفنی صحبت کنند. اگرچه ملاقات کنند گان هم باید متقابلاً منطقی و صبور باشند، اما نباید احساس کنند نسبت به کسی که آن سوی خط است در درجه ی دوم قرار دارند.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.

توسط
تومان