خوب گوش بدهید و عاقلانه صحبت کنید

خوب گوش دادن

به نظر می رسد فرزانگان بیشتر مایلند گوش کنند تا صحبت. خوب است اگر می خواهید فردی مودب و خوش رفتار باشید، این رفتار را در پیش بگیرید. (نتیجه این می شود که نه فقط خودتان می آموزید که بهتر گوش کنید، بلکه دیگران هم خواهند آموخت تا با دقت به آنچه شما می گویید، گوش دهند.)

با درست گوش دادن تمامی نکات مهم یک مکالمه را، که چه بسا ممکن است به نفع خود شما هم باشد، ضبط خواهید کرد. با این کار، در پایان مکالمه، می توانید سؤالات هوشمندانه ای مطرح کنید و تازه احتمال دارد از گفته های طرف مقابل) چیزی هم یاد بگیرید

هنر درست گوش دادن مفهومی فراتر از ساکت نشستن در گوشه ای دارد. حرکات شما نشان می دهد که چقدر به طرف مقابل دقت و توجه نشان می دهید

روی صندلی خود نه زیاد به جلو خم شوید نه خشک و بی حرکت بنشینید. مستقیم به گوینده نگاه کنید و نگذارید نگاه شما در اتاق بچرخد. راحت بنشینید و دقیقه به دقیقه حالت نشستن خود را عوض نکنید

مکالمات پرشور

به هزار و یک طریق مکالمه ای دوستانه با جرقهای تبدیل به مجادله لفظی می شود و می توان با ترفند های گوناگون به یک مکالمه جان داد.

بهترین سخنوران می دانند که موضوع بحث و گفتگو بستگی به افراد گروه و مناسبت موضوع دارد. یکی از قواعد این است که هنگام گفتگو از مباحثی نظیر مذهب، سیاست، جنسیت و پول دوری کنید، بحث درباره ی این موضوع ها، حتی به طنز، مانند راه رفتن بر لبه ی تیغ است و ممکن است چیزی که می گویید.

احساسات مخاطب را جریحه دار کنند اگر در جمعی هستید و می خواهید عنوانی برای بحث بیابید، سعی کنید از موضوع های مثل این استفاده کنید

رخدادهای ورزشی که اهمیت ملی دارند: مثلا جام جهانی یا المپیک. رویدادهای جاری: حتما در روز وقوع رویدادی، روزنامه یا ستون اخبار مجله را که دربارهی رویداد مورد بحث مطلب نوشته است، مطالعه کنید تا اطلاعات تان موثق و به روز باشد. رویدادهای جاری مناسب شامل اخبار

تجاری، ماجراهای مورد علاقه تان، ماجراهایی دربارهی طبیعت و اطلاعاتی در خصوص هنرهای محلی هستند. نقاط مشترک مورد علاقه ی همه در محل کار: مثلا دربارهی فعالیتهای تبلیغاتی شرکت یا کافه آن که به تازگی تعمیر و نوسازی شده و دکوراسیون آن تغییر یافته است، حرف بزنید.

کتاب های پرفروش

تعریف و تمجید از یک واقعه، مراسم ، میزبان، غذا، نوشیدنی

برای پرهیز از بروز مجادلات لفظی، از مطرح کردن سؤالات شخصی و خیلی خصوصی خودداری کنید (مثل طلاق یا به هم خوردن نامزدی فرد).

هنگامی که با کسی صحبت می کنید مراقب باشید گفتگوی تان از۱۰ – ۱۵ دقیقه تجاوز نکند، پس از سپری شدن این مدت، موضوع بحث را تغییر دهید.

از زبان نامناسب در مکالمه استفاده نکنید، مثلا از بد دهانی و به کار بردن کلمات رکیک بپرهیزید. هرگز لطیفه ای را که فکر می کنید ممکن است بی ربط باشد تعریف نکنید، چون وقتی حدس میزنید لطیف های ممکن است بی ربط و بی مزه باشد، به احتمال قریب به یقین همین طور است.)

مردم کسی را که هنگام بحث در یک جلسه ی کاری دربارهی اصل مطالب صحبت می کند، تحسین می کنند. هیچ کس مایل نیست جزئیات آخرین درگیری شخصی شما شود یا جزء به جزء اتفاقاتی را که طی آنها مشتری تان شما را به خاک سیاه نشانده، بداند.

این قصه ها را برای اولین روز کاری هفته بگذارید سعی کنید همه ی اعضای گروه را با پرسش از دیدگاههای شان دربارهی مسئله ی مورد بحث در گفتگو شرکت دهید.

برای مثال:

«موسیقی جاز وقت رفتن به تعطیلات انتخاب فوق العاده ای است، این طور نیست؟» «استن لری، نگفته بودی که در میشیگان بزرگ شده ای» اگر به کسی برخوردید که قبلا او را در جای دیگری دیده اید، ملاقات قبلی را خاطرنشان کنید و با هم درباره ی خاطرات مشترک آن دیدار صحبت کنید یادم می آید که شما را در گردش های تابستانی سال گذشته دیدم. به نظرتان کی وسط جای فوق العاده ای نبود؟»

تدبیر در موقعیتهای گوناگون

فرد با تدبیر، سیاستمدار خوبی هم هست. یعنی قادر است فراخور شان مجلس، اطلاعات نامتعارف و مفیدی را ضمن بحثها به دیگران بدهد و دربارهی موضوع هایی بحث کند که برای جمع سودمندند.

في البداهه و نسنجید سخن گفتن با با داد و بیداد حرف زدن، هر دو نشان دهنده ی بی تدبیری محض است و بس فرض کنید شما و همکار تان با یکی از مشتریان تان از یک شرکت داروسازی که شربت سینه تولید می کند، دربارهی گروه بندی جدیدی برای یک فعالیت تبلیغاتی جلسه دارید.

همه چیز عالی پیش می رود و آماده اید که با گروه بندی پیشنهادی خود گام بلند دیگری به جلو بردارید. در همین هنگام مشتری تان اعلام می کند که رئیس واقعا می خواهد مثلا گروهی کلون سخنگوی شرکت باشد.

گروپی در گروه بندی جدید شما هیچ جایی ندارد. اولین اقدام نسنجید ای که ممکن است به ذهن خطور کند این است که به او بگویید: «مگر عقلشان را از دست داده اید؟» اما امکان ندارد این واکنش شما را به هدف تان، که همانا تغییر عقیدهی مشتری است، برساند.

چه راه حل بهتری وجود دارد؟ «فکر جالبی است، چرا در گروه مطرح نکنیم و درباره اش بحث و تبادل نظر نکنیم ؟ من فردا صبح به شما زنگ میزنم و نتیجه را اطلاع می دهم.»

موفقیت در مکالمات اداری

یکی از دلایلی که باعث استخدام تان شد این بود که رئیستان از شخصیت شما خوشش آمد و به این نتیجه رسید که با گروه همکاران هماهنگ» هستید و می توانید عضو با ارزشی برای تیم کاری باشید.

حفظ روابط صمیمی با رئیستان مهم است. اگر از مصاحبت او لذت می برید و ظرفیت روحی او را تحسین می کنید، گاه که با هم برخورد می کنید، بایستید و با او گپ کوتاه دوستانه ای بزنید.

گپ دوستانه تنها در شرایطی مناسب و پسندیده است که در اتاق رئیستان باز باشد و قبل از شما یکی دیگر از اعضای گروه آنجا رفته و دارد با رئیس گپ میزند.

از طرف دیگر، اگر در اتاق او بسته بود با دیدید که در سکوت روی کارش تمرکز کرده یا پای کامپیوتر ش در حال تایپ است، بدانید که احتمالا برایش سخت است که کارهای جدی اش را کنار بگذارد و به یک مزاحم بیکار خوشامد بگوید. به همین ترتیب، اگر در حال صحبت با تلفن بود با اخم کرده بود، باید زمان دیگری برای گپ زدن بیابید.

رعایت نزاکت در اتاق کار اتاق کار اختراع عجیبی است، به شما توهم محیط امن و خصوصی را القا می کند بدون آنکه واقعا چنین باشد.

اگرچه نمی توانید همکاران تان را ببینید، از داخل اتاق صدایشان را می شنوید. این موضوع را در ذهن تان حک کنید؛ مکالمات تلفنی با صدای بلند با گفتگوهای خودمانی دسته جمعی با سایر همکاران در اتاق تان، ممکن است افرادی را که در مجاورت شما کار می کنند عصبانی کند.

اگرچه همه گاهی تلفن های شخصی را دوست دارند، تلفن های مکرر (خودتان را به حماقت نزنید و خیال نکنید همسایه بغلی تان نمیشود) و آمد و رفت های بیش از حد سایر همکاران، که دائم برای گپ زدن به اتاق ش ما می آیند، همه ی کسانی را که با شما کار می کنند، عصبانی می کند.

کم کردن این گپ های دوستانه، یا در صورت امکان، اختصاص زمان استراحت و ناهار به تلفن های شخصی و یا زمانی که همکاران مشغول گپ زدند، پیشنهاد خوبی است.

گپ های دوستانه با همکاران

هنگام گپ زدن با همکاران مواظب حرف زدن خود باشید. با وجود اینکه زبان عامیانه و روزمره در جمع دوستان رایج و خالی از اشکال است، اما همکاران تان ممکن است حساسیت هایی داشته باشند که شما از آنها بی خبر باشید.

بیش از اندازه خودمانی عامیانه یا احمقانه حرف زدن ممکن است ناراحت شان کند احتمالا زمان گپ زدن با همکاران تان بیشتر است تا با رئیستان.

فراموش نکنید که اگر چه می خواهید رفتاری دوستانه داشته باشید، نباید وقت دیگران را قبضه کنید، هرگز هنگامی که کسی سخت روی کارش متمرکز شده و مهلت تحویل کارش هم نزدیک است، با او صحبت نکنید.

راز نگه دار باشید. هر نوع اطلاعات جدید جزئی از دارایی شخصی شما محسوب می شود و نباید آن را به آسانی در اختیار دیگران بگذارید، صحبتهای خصوصی دربارهی نامزد با همسر تان را به حداقل برسانید مطمئن شوید لحن صحبت تان مثبت است.

کسی که از این اتاق به آن اتاق می رود و دائم از دیگران گله و شکایت می کند و با آنها را تحقیر می کند، نمی تواند برای مدت طولانی به این وضع ادامه دهد. در مکالمات اداری از علایق جمعی، مثل پیشرفت یک پروژه، صحبت کنید.

هرگز در خصوص موفقیت های خود یا حرفهایی که رئیستان به شما زده، مطلبی نزد همکاران بازگو نکنید. هنگامی که همکاری خبر بدی می دهد، مثلا کودکش بیمار است، با پروژه اش خوب جلو نمی رود، دست از کار کشیدن و با او همدردی کردن کار پسندیده ای است.

به هر وسیله ای که می توانید تأسف خود را ابراز و آمادگی خود را برای کمک به او اعلام کنید. اگر همکاری جرات و ایمان خود را از دست داده و دلسرد شده است، چند کلمه با او صحبت کنید تا شجاعت و انگیزه اش را بازیابد.

حتی اگر میان کارهایی که همه فوری اند گیر افتاده اید، چند دقیقه برای کمک به دیگران از خود مایه بگذارید. روزی ممکن است شما هم به کمک نیاز داشته باشید.

احترام به تفاوتهای قومی و فرهنگی توهین به نژاد با فوم به سرعت باعث رنجش دیگران و شرمندگی شما خواهد شد. فرد با نزاکت نباید هرگز چنین رفتاری از خود بروز دهد.

آخر شما همکاران خود را خوب میشناسید و از احساسات و نیازهای آنها اطلاع دارید از آنجایی که مردم پیشینه های اخلاقی، فرهنگی، مذهبی و ملی گوناگونی دارند، باید سعدی صدر و روشن نگری داشته باشید، به عبارت دیگر مراقب گفتار و کردار خود باشید تا سبب رنجش کسی نشوید

معتقدات اخلاقی، مذهبی و ملی همکاران تان بشناسید ذهن تان را از تصورات و گفته های عامیانهی افزودهی که پایه و اساسی منطقی ندارند، آزاد کنید.

هرگز به مردم برچسب قومی یا نژادی نزنید و آنها را با آن القاب خطاب نکنید. فقط از نام و عنوان افراد استفاده کنید. عنوان کسی که نمایندگی فروش شرکتی را دارد، فروشنده نیست، مسئول اداری با رئیس دفتر منشی نیست، و متخصص سیستم های اطلاع رسانی با اپرا تور کامپیوتر فرق دارد.

مراقب نیازهای فردی خاص یکایک همکاران خود باشید. اگر یکی از همکاران تان به دلیل عذری موجه نمی تواند سر کار حاضر شود، پیشنهاد کنید که مسئولیت های آن روزش را به عهده می بگیرید.

اگر ماشین کسی خراب شد و نیاز داشت تا یکی او را به مکانیکی برساند، داوطلب شوید همواره آگاهانه سخن بگویید تا عبارات نامناسب به صحبت های شما راه نیابد و به چیزهایی که به زبان می آورید یا ناخواسته از دهانتان بیرون می پرد، دقت کنید.

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.

توسط
تومان